(Juni 2018)
Gemengd koor Vivace verwerkt persoonsgegevens. In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door gemengd koor Vivace.
Vivace streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.
Persoonsgegevens verdienen bescherming
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een vereniging als Vivace. Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacy statement geven wij aan hoe Vivace voldoet aan de wetgeving.
Van wie verwerkt Vivace persoonsgegevens?
Vivace verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden van Gemengd koor Vivace;
- Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap van Vivace of die in het verleden lid zijn geweest;
- Mensen die als vrijwilliger verbonden zijn en waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad;
- Ereleden;
- Begunstigers;
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle onderdelen van persoonsgegevens worden verwerkt door bestuursleden ( penningmeester en secretaris)of actieve vrijwilligers (webmaster; beheerder facebookpagina of commissies) .
Waarvoor verwerkt Vivace persoonsgegevens?
Om lid te kunnen worden van Vivace of om aan de slag te gaan als vrijwilliger, of om een andere relatie met ons aan te gaan ( begunstiger; ere lidmaatschap), hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.
Leden en relaties willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap en abonnement gerelateerde zaken zoals het toesturen van mededelingen, uitnodigingen voor activiteiten en muziekstukken.
Mailadressen gebruiken wij voor het toesturen van digitale informatie, zoals mededelingen bulletin of voor muziek stukken. Alle leden geven schriftelijk toestemming hiervoor via een aparte ledengoedkeuring ( formulier).
Verwerkt Vivace bijzondere persoonsgegevens?
Nee, Vivace verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging: lidmaatschap en de deelname aan activiteiten. Vivace draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.
Hoe gaat Vivace met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.
Wie kan er bij persoonsgegevens?
Binnen het organisatieonderdeel waar iemand lid van is kan degene die belast is met de ledenadministratie ( webmaster, secretaris en penningmeester) de lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen.
Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
Vivace wisselt alleen persoonsgegevens uit met de subsidie verlener Gemeente Leudal ( 1x per jaar).
Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften.
Cookies e.d. op de website
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website – na uw toestemming – wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Vivace gebruikt cookies om puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Er worden geen persoonlijke gegevens opgeslagen.
Kan ik zien welke gegevens Vivace van mij verwerkt?
Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die Vivace verwerkt. Neem daarvoor contact op met de secretaris of webmaster van het koor om de geregistreerde gegevens te wijzigen of te verwijderen.
Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Vivace kan men contact opnemen met de aandacht functionaris gegevensbescherming in het bestuur óf de voorzitter. Voor het melden van (het vermoeden van) een beveiligings- of datalek eveneens met bovengenoemde partijen.
Vivace heeft een Aandacht functionaris Gegevensbescherming die naleving van de wet- en regelgeving coördineert. De Aandacht functionaris Gegevensbescherming is tevens het meldpunt voor datalekken. De secretaris van Vivace wordt belast met deze taak.
Wijzigingen privacybeleid
Vivace streeft naar een zo actueel mogelijk privacy beleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Op de website van Vivace is altijd het meest recente statement beschikbaar.
Dit document is voorgelegd aan de leden van Vivace en staat op de website www.gemengdkoorvivaceittervoort.com
(Juni 2018)